Som online-rejsearrangør er det vigtigt at have en klar og præcis politik for refusioner og aflysninger på plads. Kunder afbestiller på grund af uforudsete omstændigheder og konflikter med lovkrav, selv med kort varsel. Rejsebegrænsninger, grænselukninger, flyforsinkelser, vejrændringer og personlige forhold kan forårsage anmodninger om afbestilling.
Det er virkelig endnu en årsag til stress for en virksomhedsejer, der arbejder i turistbranchen.
Vores omfattende guide indeholder de bedste metoder til at håndtere afbestillingsprocessen og anmode om refusioner for din online turistaktivitetsvirksomhed i turistbranchen. Vi deler også nyttige tips om, hvordan du kan forhindre aflysninger i første omgang.
Hvis du har en solid afbestillingspolitik og -procedure på plads, giver det dine kunder ro i sindet og gør dem mere tilbøjelige til at booke ture hos dig. Det er også med til at beskytte din virksomhed mod eventuelle tab som følge af aflyste reservationer.
Hvad er en god afbestillingspolitik?
En politik for afbestilling og tilbagebetaling er et sæt regler, der bestemmer, hvornår og hvordan kunder kan ændre deres bookinger. Afbestillingsbetingelserne skal være rimelige for både kunden og virksomheden.
- Giver kunden tid til at ændre sin reservation uden at pådrage sig en straf, samtidig med at virksomheden beskyttes mod aflysninger i sidste øjeblik.
- Det skal være tydeligt angivet under bookingprocessen, så kunden ved, hvad han/hun kan forvente.
- Konsekvent uanset årsagen til omlægningen, hvilket skaber forbrugertillid og giver en god oplevelse.
Administrer politik for afbestilling af ture
Aflysninger og forvaltning af tilbagebetalinger kan være vanskelige spørgsmål for et aktivitetsfirma. På den ene side ønsker du ikke at gå glip af virksomhedens indtægter, hvis en kunde aflyser sin booking.
Og du ønsker helt sikkert ikke at gøre potentielle kunder vrede ved at være for stiv i afbestillingsprocessen og -vilkårene.
Så hvordan finder du den rette balance?
1. Gennemgå dine refunderings- og afbestillingspolitikker
Når en tur bliver aflyst, er det nyttigt at have en tidsramme, der giver dig tid nok til at sikre en ny booking. I som rejsearrangører kan tilbyde gratis afbestilling op til 24 timer, 48 timer eller 72 timer efter afrejsedatoen.
Alternativt kan du tilbyde gratis afbestilling op til 24 timer efter reservationen eller op til 7 dage før afrejsetidspunktet.
Uanset hvilken løsning du vælger, skal du sørge for at give dig selv tid nok til at finde en ny booking. Ellers kan du ende med at miste penge, hvis du bliver nødt til at aflyse i sidste øjeblik.
Hvad skal medtages?
- Hvor lang tid skal kunderne have lov til at annullere? Skal du opkræve et afbestillingsgebyr eller ej?
- Hvordan håndterer du aflysninger fra kunder? På hvilke måder kan de kommunikere med dig? Skal du håndtere det med manuelle telefonopkald og e-mail, eller kan du i stedet bruge automatiseringsværktøjer og -tjenester?
- Hvad sker der, når kunderne annullerer deres reservationer? Hvordan vil du reagere? Kan du udarbejde en markedsføringsstrategi for at udfylde de tomme datoer?
- Eller hvad nu hvis det er dig, der skal aflyse? Hvordan kan du give et varsel?
Hvorfor er det vigtigt at have en klar politik for tilbagebetaling og afbestilling?
Hvordan du håndterer refusioner og aflysninger har stor betydning for dine kunders indtryk.
Desuden beskytter en enkel, klar og konsekvent politik dig mod ethvert ansvar og sparer dig tid og ressourcer i vanskelige situationer.
Ved reservationen skal kunderne acceptere politikken for at komme videre. Hvis nogen er nødt til at ændre eller annullere en reserveret rejse, hjælper dette dig med at dække dine gebyrer for udeblivelser (eller du er nødt til det).
Her er et eksempel på en klar politik for omstødelse og tilbagebetaling for rejsearrangører: Bemærk venligst: Du har 7 dage til at annullere din reservation og få det fulde beløb tilbage. Hvis du annullerer inden for en uge og op til 24 timer før afrejsedato, vil du blive opkrævet depositummet. Hvis du afbestiller inden for 24 timer eller ikke møder op, vil du blive opkrævet 100 % af prisen. Hvis turen aflyses på grund af dårligt vejr eller et nedbrud, refunderer vi din reservation.
Sørg for at informere kunderne om, hvilke skridt de skal tage for at annullere en booking. Herunder deres kontaktoplysninger, f.eks. telefonnumre og e-mailadresser.
2. Forvaltning af afbestillingsgebyr
Højere pris = mere fleksibilitet
Operatører i turist- og aktivitetsbranchen fastsætter ligesom i hotelbranchen et gebyr, der ikke skal refunderes, for små grupperejser og billigere bookinger, mens de tillader fuld refusion på dyrere ture. F.eks. rejser med rejseforsikring.
Jo højere prisen er, jo mere fleksibilitet tilbyder de.
Tilbyd alternativer til fuld tilbagebetaling
I stedet for at tillade aflyste bookinger, hvorfor ikke tilbyde at omlægge eller ombooke? På den måde kan du sikre dig, at du ikke mister indtægter og kunder.
På den anden side opkræver nogle aktivitetsudbydere også et rimeligt gebyr for at afbestille en bestilt tur i stedet for at give fuld refusion. Hvis du vælger denne metode, kan du få dækket og beskytte omkostningerne ved den tid og de ressourcer, der er brugt på bookingprocessen.
Book nu, betal senere
Hvis du tilbyder en "book nu, betal senere" og har et ikke-refunderbart depositum for turen. Dette bør være nok til at dække udgifterne til din tid og indsats.
3. Gennemgå afbestillingspolitikker med tredjeparter
De fleste rejseselskaber arbejder tæt sammen med tredjepartsleverandører og med lokale virksomheder om deres turoplevelser. Hvis du gør det, skal du sørge for at skabe gode kontakter med dem for at finde løsninger, der kan fungere for begge parter.
Samarbejde med OTA'er
De fleste OTA'er tilbyder fuld refusion ved afbestilling 24 timer før turen. Sørg for, at dette stemmer overens med din virksomheds afbestillingsregler, som fremgår af dit websted. Så du kan opretholde konsistens på tværs af alle dine salgskanaler.
Arbejde med leverandører
Gennemgå den politik for tilbagebetaling og afbestilling, du har med tredjepartsleverandører.
Hvis du f.eks. arbejder med Stripe som betalingsgateway, opkræver Stripe gebyrer for annullering, men det afhænger i høj grad af din kontrakt med dem.
Det er det samme for dine reservationssystemer. Nogle vil stadig opkræve gebyrer, når du refunderer en kunde.
Kan du måske kommunikere og kontakte dem og anmode om fleksibilitet?
Jo bedre din kommunikation er, jo mere specifik kan du gøre dine afbestillingsregler, og jo mere kontrol har du over dine bookinger.
4. Reducer antallet af aflysninger og tilbagebetalinger
Du har tre muligheder for at anbefale rejsende produkter og tjenester for at undgå at annullere transaktioner:
- Ændring af billetten til en kupon (gyldighed i 1-2 år)
- Rabatter eller tilbud
- Omlægning af datoer
- Overføre en booking
TicketingHubs Magic Link-funktion giver gæsterne mulighed for at administrere og få adgang til deres bookinger, refunderinger og aflysninger med live tilgængelighed. Gæsterne har mulighed for at ændre deres booking til en voucher, ændre afhentningstidspunktet eller overføre til en anden person før aflysning.
This way, you guarantee every trip and do not lose bookings, while you lessen admin work in the backend.
5. Fokus på eksisterende kunder
Det viser sig, at det ofte er de billige rejser eller arrangementer, der har flest aflyste bookinger. Gæsterne kan nemt beslutte at lade det ligge, da de ikke har brugt meget på at booke.
Hvis du vil give gæsterne den bedste værdi, skal du undgå at sænke dine priser for at tiltrække flere bookinger. Gør det i stedet til en mulighed for at skabe en ekstraordinær rejseoplevelse, der vil overgå deres forventninger.
Måske kan du overveje, om du kan kombinere tjenester og tilbyde en unik oplevelse?
Vis dine gæster, hvorfor de bør købe din tur frem for konkurrenterne i området. Hvis du tilbyder enestående service og værdi, reducerer du antallet af aflysninger. Så de vil vende tilbage og foreslå dine tjenester til andre.
Den ultimative bookingløsning til dig
Leder du efter en ansvarlig billetløsning, der er hurtig, nem at bruge og tilbyder integrationer i verdensklasse? Så skal du ikke lede længere end til TicketingHub-software. Vi finder løsninger med vores software. Med den kan du oprette din konto hurtigt og nemt uden månedlige gebyrer eller onboarding-gebyrer.
- Enkel og hurtig integration.
- Førsteklasses kundeservice og support
- Automatiseringsværktøjer (mindsker backend-arbejdet)
- Letvægts booking widget
Gør det nemt at behandle betalingsbetingelser og foretage ændringer i rejseplaner eller ankomst-/afrejsetider. Administrer skræddersyede ture, agenter og personale på ét sted. Desuden kan du give de rejsende besked på forhånd og implementere dynamiske priser. Så hvad venter du på? Tilmeld dig i dag!
